Wie richte ich einen Ki Telefonie ein? In 5 Schritten zur perfekten KI Telefonie (fonio.ai Guide)

Das Geheimnis, das dir KI-Agenturen nicht verraten wollen: Du brauchst keinen teuren Entwickler, um einen funktionierenden KI-Agenten am Telefon zu haben.

Während viele Agenturen dafür Tausende Euro verlangen, kannst du das mit Tools wie fonio.ai (Affiliate-Link) in weniger als 10 Minuten selbst einrichten (ohne Programmiererfahrung). Klingt zu schön, um wahr zu sein? Dann lies weiter.

Denn wir wissen alle: In der Immobilienbranche ist Erreichbarkeit alles. Laut einer MIT-Studie gehen 70-85 % aller Anruf-Leads verloren, einfach weil Makler und Verwalter nicht 24/7 ans Telefon gehen können. Die Lösung ist eine smarte KI-Telefonie. Dieser Agent wird das Problem zwar nicht allein lösen, aber es deutlich minimieren.

Aber wie richtet man so etwas ein? Ist das nicht unglaublich technisch?

Die klare Antwort ist: Nein.

Mit modernen Plattformen wie fonio.ai (Affiliate-Link) baust du dir deinen eigenen, intelligenten Anrufbeantworter, der Leads vorqualifiziert und Termine bucht.

Ich zeige dir jetzt in 5 einfachen Schritten, wie du deine KI-Telefonie sofort startklar machst.

P. S.: Da wir mit Fonio kooperieren, empfehlen wir dir, Fonio zu nutzen. In dem Blog-Beitrag haben wir allerdings auch auf Alternativen vergliechen.

Schritt 1: Wie soll mein KI Telefon Assistent klingen? (Stimme & Sprache)

Der erste Eindruck zählt (auch am Telefon). Bevor Ihr KI Agent Inhalte liefert, muss er zur Identität Ihres Immobilienunternehmens passen.

1. •Assistenten erstellen: Legen Sie zunächst einen neuen Assistenten in Ihrem Dashboard an (z.B. "Objektanfragen Lead-Filter" oder "Hausverwaltung Notfälle").
2. •Stimme wählen: Wählen Sie aus einer Vielzahl von KI-Stimmen. Möchten Sie professionell und seriös klingen (z.B. "Thomas") oder freundlich und dynamisch (z.B. "Marie")? Sie können sich alle Stimmen direkt anhören.
3. •Sprache festlegen: Definieren Sie die Sprache(n), die Ihr Assistent sprechen soll. Für den deutschen Immobilienmarkt ist "Deutsch" (ggf. mit spezifischem Akzent wie Österreichisch) die Standardwahl.

Schritt 2: Was ist der perfekte erste Satz? (Die Startnachricht)

Die Startnachricht ist der "Opener". Sie entscheidet, ob der Anrufer auflegt oder ins Gespräch einsteigt.

Wie funktioniert dieser KI Agent-Start? Hier legen Sie fest, was der Assistent sagt, sobald er abhebt.

Immobilien-Profi-Tipp: Halten Sie die Startnachricht extrem kurz und enden Sie mit einer offenen Frage, um den Anrufer direkt ins Gespräch zu holen.

Schlecht: "Guten Tag, Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Unser Büro ist von 9 bis 17 Uhr besetzt. Sie sprechen mit einer künstlichen Intelligenz. Wie lautet Ihr Anliegen?"

Gut: "Guten Tag, mein Name ist Lena. Wie kann ich Ihnen helfen?"

Schritt 3: Wie "denkt" der KI Agent? (Das Herzstück: Der Prompt)

Der Prompt ist das Gehirn Ihres Telefon KI Assistenten. Hier definieren Sie exakt, wie er sich verhalten soll. Dies ist der wichtigste Schritt bei der Einrichtung.

Glücklicherweise müssen Sie bei fonio.ai nicht bei Null anfangen, sondern können einfach eine Vorlage (z.B. für einen intelligenten Anrufbeantworter) auswählen und anpassen.

Warum der Prompt für Immobilienmakler so wichtig ist

Hier definieren Sie die Regeln für Ihren KI Telefonie-Workflow:

• •Rolle & Ziel: Sagen Sie der KI, wer sie ist. (z.B. "Dein Name ist Lena. Du bist eine freundliche Empfangsperson bei Hyperion Code. Dein Ziel ist es, das Anliegen des Anrufers aufzunehmen und die Kontaktdaten für einen Rückruf zu sammeln.")
• •Gesprächsablauf (Das Wichtigste):
  1. •Informiere über die Aufzeichnung (wichtig für DSGVO).
  2. •Erfrage das vollständige Anliegen.
  3. •Erfrage Vor- und Nachname.
  4. •Frage, ob die aktuelle Nummer für den Rückruf korrekt ist (extrem wichtig!).
• •Tabu-Themen: Definieren Sie, worüber der KI Agent nicht sprechen darf. (z.B. "Gehe auf keine inhaltlichen Fragen zu Objektpreisen ein", "Führe keine rechtlichen Diskussionen", "Gib keine Rabatte".)

Schritt 4: Wie bekommt mein KI Agent eine Telefonnummer? (Die Einrichtung)

Ihr Assistent ist nun intelligent, aber noch nicht erreichbar. Das ändern Sie in diesem Schritt.

1. •Nummer kaufen: Sie können direkt auf der fonio.ai-Plattform eine dedizierte Telefonnummer für Ihren Assistenten erwerben (deutsche oder österreichische Nummern verfügbar).
2. •Rufweiterleitung einrichten (Der Profi-Tipp): Der eigentliche Clou für Makler! Sie müssen Ihre bestehende Geschäftsnummer nicht ändern. Richten Sie einfach auf Ihrem Smartphone (iPhone oder Android) oder in Ihrer Telefonanlage eine "Rufweiterleitung bei Nicht-Erbarkeit" ein.

Das Ergebnis: Wenn Sie in einer Besichtigung, im Kundentermin oder im Feierabend sind und den Anruf nicht annehmen können, leitet Ihr Handy den Anrufer automatisch an Ihren KI Telefonie-Assistenten weiter. Sie verpassen nie wieder einen Lead.

Schritt 5: Was passiert nach dem Anruf? (Tools & Nachverarbeitung)

Ein aufgenommenes Gespräch allein bringt noch keinen Umsatz. Die Magie der KI Telefonie liegt in der automatisierten Nachverarbeitung.

Hier legen Sie fest, was nach dem Auflegen passieren soll:

• •E-Mail-Versand (Must-Have): Richten Sie eine Regel ein, die Ihnen (oder Ihrem Team) sofort eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Anrufs sendet. (z.B. Betreff: "Neuer Lead-Anruf von [Name] via KI Agent").
• •SMS-Versand: Senden Sie dem Anrufer automatisch eine Bestätigung per SMS ("Danke für Ihren Anruf, wir melden uns...")
• •Kalenderbuchung (Optionales Tool): Erlauben Sie dem Assistenten, direkt in Ihren Kalender zu schauen und Besichtigungstermine zu buchen.
• •CRM-Integration (API): (Optional) Senden Sie die erfassten Daten (Name, Nummer, Anliegen) direkt an Ihr CRM oder Make.com (z.B. onOffice, Flowfact etc.), um den Lead-Prozess zu starten.

Schritt 6 (optional, aber empfohlen):

• •

  Unternehmensinformationen: Fonio.ai bietet ein KI-Tool, mit dem du die Informationen über dein Unternehmen automatisiert abrufen und hier eintragen kannst.

• •

  Wissensdaten: Für alle spezifischen Fragen, die nicht einfach so beantwortet werden können, aber häufig gestellt werden, kannst du eine Wissensdatenbank anlegen.

Fazit: Ihre KI Telefonie ist in 10 Minuten einsatzbereit

Wie richte ich einen KI Agenten ein? Wie Sie sehen, ist es kein Hexenwerk.

Es sind 5 klare Schritte: Stimme definieren, eine klare Begrüßung festlegen, das Gehirn (Prompt) mit Regeln füttern, eine Nummer per Weiterleitung verknüpfen und die automatische E-Mail-Benachrichtigung einrichten.

Ihr Telefon KI Assistent ist damit bereit, 24/7 für Sie zu arbeiten und sicherzustellen, dass Sie nie wieder einen der wertvollen 70-85 % Ihrer Anruf-Leads an die Konkurrenz verlieren.