85% Zeitersparnis bei der Betriebskostenabrechnung
/ Automatische Nebenkosten-Abrechnung
Automatische Nebenkostenabrechnung nutzt OCR und KI, um Rechnungen zu erfassen, zu kategorisieren und nach Umlageschlüsseln zu verteilen. Das System erstellt rechtssichere Abrechnungen in 7 statt 45 Minuten pro Wohnung – eine Zeitersparnis von 85%.
Die jährliche Betriebskostenabrechnung ist für Hausverwaltungen eine der zeitintensivsten und fehleranfälligsten Aufgaben. Hunderte Einzelpositionen müssen erfasst, kategorisiert und nach komplexen Umlageschlüsseln auf Mieter verteilt werden. Manuelle Erfassung führt zu Rechenfehlern, Nachfragen und Widersprüchen.
Laut Verband deutscher Wohnungsunternehmen benötigen Verwalter durchschnittlich 45 Minuten pro Wohnung für eine vollständige Nebenkostenabrechnung. Bei 1.000 Wohnungen sind das 750 Arbeitsstunden – rein für eine Aufgabe, die jährlich wiederkehrt.
Die Folgen: Verspätete Abrechnungen, erhöhte Reklamationsquoten, frustrierte Mitarbeiter und unzufriedene Mieter, die auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit bestehen.
Ein KI-gestütztes System automatisiert die gesamte Nebenkostenabrechnung von der Datenerfassung bis zum fertigen Dokument. Rechnungen werden automatisch eingelesen (OCR), Positionen kategorisiert und nach hinterlegten Umlageschlüsseln verteilt. Das System erkennt Plausibilitätsfehler und optimiert Umlagen automatisch.
Die Software integriert sich nahtlos in bestehende Hausverwaltungssysteme und liest Vertragsdaten, Zählerstände und Verbrauchswerte aus. Abrechnungen werden automatisch generiert, rechtlich geprüft und können direkt an Mieter versendet werden – digital oder per Post.
DSGVO-konforme Archivierung, automatische Fristenüberwachung und ein Mieterportal für Rückfragen runden das System ab. Machine Learning verbessert die Kategorisierung kontinuierlich und lernt hausspezifische Besonderheiten.
Quelle: Laut Betriebskostenverordnung (offiziell) (Bundesjustizamt)
Erkennt und kategorisiert Rechnungen automatisch, extrahiert relevante Daten
Berechnet Verteilerschlüssel automatisch nach gesetzlichen Vorgaben
Erkennt Fehler und Unplausibilitäten vor Abrechnungserstellung
Verwendet aktuelle Vorlagen nach BGB und Betriebskostenverordnung
Mieter können Abrechnungen online einsehen und Fragen stellen
DSGVO-konforme Speicherung mit automatischer Löschfrist
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands
Implementierung: 3-4 Wochen
Reduzierung der operativen Betriebskosten
Amortisation: 5-7 Monate
Wohnungsgenossenschaft
2.800 Wohnungen
Jährlich 2.800 Nebenkostenabrechnungen mit durchschnittlich 12 Reklamationen pro 100 Abrechnungen. 1.260 Arbeitsstunden pro Jahr nur für Abrechnungen.
Implementierung eines automatisierten Abrechnungssystems mit OCR-Integration und direkter Anbindung an die Hausverwaltungssoftware.
Analyse bestehender Abrechnungsprozesse und Umlageschlüssel (3-4 Tage)
Integration in Hausverwaltungssoftware und Dokumentenmanagementsystem (5-7 Tage)
Konfiguration von Templates und Verteilerschlüsseln (2-3 Tage)
OCR-Training mit historischen Rechnungen (3-4 Tage)
Testabrechnung mit Vorjahresdaten und Validierung (5 Tage)
Mitarbeiterschulung und Prozessoptimierung (2 Tage)
Go-Live und kontinuierliche Qualitätssicherung
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