Automatisieren Sie 90% der manuellen Rechnungsprüfung und beschleunigen Sie die Bearbeitung um 75%
/ KI-basierte Dokumentenanalyse (OCR) für Rechnungsprüfung
KI-gestützte Rechnungsprüfung nutzt intelligente OCR, um Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren. Das System gleicht die Daten mit Bestellungen ab, kontiert sie und bucht sie bei Übereinstimmung direkt. Dieser Prozess spart bis zu 75% der Bearbeitungszeit und ist GoBD-konform.
Immobilienverwaltungen verarbeiten monatlich tausende von Eingangsrechnungen – von Handwerkerleistungen über Versorgerkosten bis hin zu Versicherungsprämien. Die manuelle Prüfung ist extrem zeitaufwändig und fehleranfällig.
Mitarbeiter müssen Rechnungssteller, Beträge, Positionen und Kontodaten manuell abtippen und mit den ursprünglichen Aufträgen abgleichen. Dabei kommt es häufig zu Zahlendrehern, doppelten Erfassungen oder der versehentlichen Bezahlung falscher Beträge. Skontofristen werden oft verpasst, was zu unnötigen Kosten führt.
Dieser Prozess bindet hochqualifizierte Mitarbeiter an repetitive Dateneingabe, anstatt dass sie sich auf strategische Aufgaben wie die Kostenkontrolle oder die Verhandlung von Rahmenverträgen konzentrieren können.
Eine KI-gestützte Dokumentenanalyse-Software automatisiert den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung. Eingehende Rechnungen (per E-Mail oder Scan) werden von einer intelligenten OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erfasst.
Die KI liest alle relevanten Daten automatisch aus: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge (netto, brutto, Steuer) und einzelne Rechnungspositionen. Anschließend gleicht das System die Daten in Echtzeit mit Bestellungen, Lieferscheinen und Stammdaten in Ihrer Buchhaltungssoftware ab.
Bei Übereinstimmung wird die Rechnung automatisch kontiert und zur Zahlung freigegeben ("Dunkelbuchung"). Nur bei Abweichungen (z.B. falscher Betrag, fehlende Bestellnummer) wird die Rechnung zur manuellen Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Das System lernt aus jeder Korrektur und verbessert seine Erkennungsrate kontinuierlich.
Quelle: Laut DATEV zur automatischen Rechnungsprüfung (DATEV)
Erkennt und extrahiert Rechnungsdaten mit über 95% Genauigkeit, auch bei schlechter Scanqualität
Prüft Rechnungen automatisch gegen Bestellung und Wareneingang
Überprüft auf doppelte Rechnungen, korrekte Steuersätze und Einhaltung von Budgets
Bucht Rechnungen bei Übereinstimmung direkt in Ihr ERP-System (z.B. SAP, DATEV)
Priorisiert Rechnungen nach Skontofristen, um keine Rabatte zu verpassen
Archiviert alle Rechnungen und Prüfprotokolle GoBD-konform in der Cloud
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands
Implementierung: 2-4 Wochen
Reduzierung der operativen Betriebskosten
Amortisation: 3-6 Monate
Property Management
Property Management mit 15.000 verwalteten Einheiten
Monatlich ca. 5.000 Eingangsrechnungen, die von einem 5-köpfigen Team manuell bearbeitet wurden. Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung: 8 Minuten. Hohe Fehlerquote und regelmäßig verpasste Skontofristen.
Einführung einer KI-basierten Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung mit Anbindung an das DATEV-System.
Analyse des aktuellen Rechnungsprozesses (1 Woche)
Einrichtung der Software und Anbindung an Ihr E-Mail-Postfach und Scanner (1 Woche)
Konfiguration der Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem (1-2 Wochen)
Training der KI mit Ihren historischen Rechnungen (optional, 1 Woche)
Schulung der Mitarbeiter für den Freigabeprozess (1 Tag)
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