80% Zeitersparnis durch intelligente Dokumentenverarbeitung
/ Automatische Dokumentenverwaltung mit KI & OCR
Automatische Dokumentenverwaltung mit KI und OCR klassifiziert Dokumente mit 95% Genauigkeit, extrahiert wichtige Daten automatisch und archiviert GoBD-konform. Das System reduziert den Verwaltungsaufwand um 80% und ermöglicht Volltextsuche in Sekunden.
Immobilienverwaltungen verarbeiten täglich hunderte Dokumente: Mietverträge, Rechnungen, Versicherungspolice, Handwerkerangebote, Betriebskostenabrechnungen, Mängelmeldungen, Behördenbescheide. Bei 1.000 Wohnungen: ~15.000-20.000 Dokumente pro Jahr.
Manuelle Dokumentenverwaltung ist zeitaufwändig und fehleranfällig: Dokumente müssen gescannt, benannt, kategorisiert, indiziert und abgelegt werden. Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 3-5 Minuten pro Dokument. Bei 20.000 Dokumenten: 1.000-1.667 Arbeitsstunden (25-42 Wochen Vollzeit). Kosten: €40.000-66.000/Jahr.
Die Folgen: Hoher Zeitaufwand für manuelle Ablage, fehlende Dokumente durch falsche Zuordnung, keine Volltextsuche in gescannten Dokumenten, verzögerte Bearbeitung von Anfragen und frustrierte Mitarbeiter.
Ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem automatisiert die komplette Dokumentenverarbeitung von Upload bis Archivierung. OCR (Optical Character Recognition) extrahiert Text aus gescannten Dokumenten, KI klassifiziert Dokumenttypen automatisch und ordnet sie der richtigen Wohnung/Eigentümer zu.
Das System erkennt automatisch: Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Bescheid), Absender/Empfänger, Datum, Beträge, Wohnungsnummer, Vertragspartner. Intelligente Extraktion wichtiger Daten: Rechnungsbetrag, Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum, Steuernummer. Automatische Zuordnung zur richtigen Akte.
Automatisierte Features: Bulk-Upload per E-Mail/Scanner, automatische Klassifikation (95% Genauigkeit), intelligente Verschlagwortung, Volltextsuche in allen Dokumenten, automatische Workflows (z.B. Rechnung → Buchhaltung), Versionierung und Revisionssicherheit (GoBD-konform). Integration mit DMS (Dokumentenmanagementsystem) und ERP.
Quelle: Laut GoBD: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (BMF) (Bundesministerium der Finanzen)
Automatische Extraktion von Text aus gescannten Dokumenten und Bildern
Automatische Erkennung von Dokumenttypen: Rechnung, Vertrag, Bescheid, etc.
Automatisches Auslesen von Beträgen, Datum, Vertragspartnern, Wohnungsnummern
Automatische Zuweisung zu Wohnung, Eigentümer, Projekt basierend auf Inhalt
Suche in allen Dokumenten inkl. gescannter PDFs in Sekunden
Revisionssichere Speicherung mit Versionierung und Audit-Trail
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands
Implementierung: 2-4 Wochen
Reduzierung der operativen Betriebskosten
Amortisation: 4-6 Monate
Hausverwaltung
2.800 Wohnungen
28.000 Dokumente/Jahr. Manuelle Ablage: 1.400 Stunden/Jahr (€56.000 Kosten). 15% falsch zugeordnet. Keine Volltextsuche. Dokumentensuche: durchschnittlich 8 Minuten.
Implementierung KI-Dokumentenmanagementsystem mit OCR, automatischer Klassifikation, Datenextraktion und GoBD-konformer Archivierung.
Ist-Analyse: Dokumententypen, -mengen, bestehende Ablagestruktur (3-5 Tage)
System-Konfiguration: Dokumentklassen, Metadaten, Workflows (1 Woche)
KI-Training: Machine Learning mit historischen Dokumenten (1-2 Wochen)
DMS-Integration: Anbindung an bestehendes Dokumentenmanagementsystem (3-5 Tage)
Pilotphase: Test mit 500-1.000 Dokumenten, Optimierung (2 Wochen)
Mitarbeiterschulung: Upload, Suche, Qualitätskontrolle (1 Tag)
Go-Live: Produktivbetrieb mit kontinuierlicher KI-Optimierung
Automatische Nebenkostenabrechnung nutzt OCR und KI, um Rechnungen zu erfassen, zu kategorisieren un...
Mehr erfahren →Ein automatischer Mietvertragsgenerator erstellt rechtssichere, individualisierte Mietverträge in un...
Mehr erfahren →Automatische Schadensmeldung ermöglicht Mietern digitale Meldung per App oder Web mit Fotos. KI anal...
Mehr erfahren →Buchen Sie Ihr kostenloses Beratungsgespräch und erhalten Sie einen Zukunfts-Plan für Ihr Unternehmen.
100% kostenlos · Garantiert wertvoll · Risikofrei mit Geld-zurück-Garantie
