Bringen Sie Ordnung in Ihr Dokumenten-Chaos, indem eine KI eingehende Dokumente automatisch liest, versteht und korrekt ablegt
/ Automatisierte Dokumenten-Klassifizierung
Ein Immobilienunternehmen empfängt täglich hunderte von Dokumenten unterschiedlichster Art: Rechnungen, Mietverträge, Mahnungen, Kündigungen, Behördenbescheide, Baupläne. Diese Dokumente manuell zu sichten, zu verstehen, um welchen Dokumententyp es sich handelt, die relevanten Daten zu extrahieren und sie korrekt im Dokumenten-Management-System (DMS) abzulegen, ist eine extrem zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Falsch abgelegte Dokumente sind quasi verloren und wichtige Fristen können verpasst werden.
Eine KI-basierte Dokumenten-Management-Lösung (oft "Intelligent Document Processing" - IDP genannt) fungiert wie ein digitaler Posteingangs-Mitarbeiter. Die KI scannt jedes eingehende Dokument (per E-Mail oder Scan), klassifiziert es automatisch ("Dies ist eine Rechnung", "Dies ist eine Kündigung eines Mietvertrags"), extrahiert die relevanten Metadaten (Rechnungsnummer, Absender, Kündigungsdatum etc.) und legt das Dokument unter dem korrekten Namen am richtigen Ort im DMS ab. Bei Dokumenten, die einen Geschäftsprozess anstoßen (z.B. eine Rechnung muss bezahlt werden), kann die KI automatisch den entsprechenden Workflow im ERP-System starten.
Quelle: Laut Verein Deutscher Ingenieure (VDI) - Offizielle Quelle (Verein Deutscher Ingenieure (VDI))
Erkennt automatisch den Typ eines Dokuments (Rechnung, Vertrag, Lieferschein etc.)
Liest und extrahiert relevante Informationen wie Adressen, Daten und Beträge aus den Dokumenten
Verschlagwortet das Dokument mit den extrahierten Metadaten und legt es im richtigen Ordner im DMS ab
Kann automatisch nachgelagerte Prozesse (z.B. Rechnungsfreigabe) anstoßen
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands
Implementierung: 8-14 Wochen
Reduzierung der operativen Betriebskosten
Amortisation: 6-9 Monate
Property Management
Mittelständische Hausverwaltung
Die Verwaltung war mit der manuellen Verarbeitung der täglichen Dokumentenflut überfordert. Mitarbeiter verbrachten Stunden mit Scannen, Benennen und Ablegen, was von der eigentlichen Verwaltungsarbeit abhielt.
Einführung einer IDP-Lösung zur Automatisierung des Posteingangs und der Dokumentenablage.
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