Automatisierte Dokumenten-Klassifizierung
Bringen Sie Ordnung in Ihr Dokumenten-Chaos, indem eine KI eingehende Dokumente automatisch liest, versteht und korrekt ablegt
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Ein Immobilienunternehmen empfängt täglich hunderte von Dokumenten unterschiedlichster Art: Rechnungen, Mietverträge, Mahnungen, Kündigungen, Behördenbescheide, Baupläne. Diese Dokumente manuell zu sichten, zu verstehen, um welchen Dokumententyp es sich handelt, die relevanten Daten zu extrahieren und sie korrekt im Dokumenten-Management-System (DMS) abzulegen, ist eine extrem zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Falsch abgelegte Dokumente sind quasi verloren und wichtige Fristen können verpasst werden.
Eine KI-basierte Dokumenten-Management-Lösung (oft "Intelligent Document Processing" - IDP genannt) fungiert wie ein digitaler Posteingangs-Mitarbeiter. Die KI scannt jedes eingehende Dokument (per E-Mail oder Scan), klassifiziert es automatisch ("Dies ist eine Rechnung", "Dies ist eine Kündigung eines Mietvertrags"), extrahiert die relevanten Metadaten (Rechnungsnummer, Absender, Kündigungsdatum etc.) und legt das Dokument unter dem korrekten Namen am richtigen Ort im DMS ab. Bei Dokumenten, die einen Geschäftsprozess anstoßen (z.B. eine Rechnung muss bezahlt werden), kann die KI automatisch den entsprechenden Workflow im ERP-System starten.
Quelle: Laut Verein Deutscher Ingenieure (VDI) - Offizielle Quelle (Verein Deutscher Ingenieure (VDI))
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Automatische Dokumenten-Klassifizierung
Erkennt automatisch den Typ eines Dokuments (Rechnung, Vertrag, Lieferschein etc.)
Intelligente Daten-Extraktion (OCR+)
Liest und extrahiert relevante Informationen wie Adressen, Daten und Beträge aus den Dokumenten
Automatische Verschlagwortung & Ablage
Verschlagwortet das Dokument mit den extrahierten Metadaten und legt es im richtigen Ordner im DMS ab
Workflow-Automatisierung
Kann automatisch nachgelagerte Prozesse (z.B. Rechnungsfreigabe) anstoßen
Zeitersparnis
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands in diesem Bereich.
Implementierung: 8-14 Wochen
Kosteneinsparung
Messbare Reduzierung der operativen Betriebskosten.
Amortisation: 6-9 Monate
Property Management
Mittelständische Hausverwaltung
Herausforderung
Die Verwaltung war mit der manuellen Verarbeitung der täglichen Dokumentenflut überfordert. Mitarbeiter verbrachten Stunden mit Scannen, Benennen und Ablegen, was von der eigentlichen Verwaltungsarbeit abhielt.
Lösung
Einführung einer IDP-Lösung zur Automatisierung des Posteingangs und der Dokumentenablage.
Ergebnisse
- Der manuelle Aufwand für die Dokumentenverarbeitung konnte um über 90% reduziert werden.
- Die Durchlaufzeit von Rechnungen bis zur Bezahlung wurde halbiert, was die Nutzung von Skonto-Vorteilen ermöglichte.
- Die Fehlerquote bei der Ablage von Dokumenten sank auf nahezu Null, was die Rechtssicherheit und Auffindbarkeit von Informationen erhöhte.
Implementierung in 7 Schritten
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