Automatisierte Eingangsrechnungsprüfung
Reduzieren Sie den Aufwand in der Kreditorenbuchhaltung um 80% und zahlen Sie Rechnungen immer pünktlich
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Große Immobilienunternehmen erhalten täglich hunderte oder tausende von Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern. Der manuelle Prozess – Rechnungen öffnen, scannen, Daten abtippen, sachlich und rechnerisch prüfen, kontieren und zur Zahlung freigeben – ist extrem personalintensiv, langsam und fehleranfällig. Skontofristen werden oft verpasst, Mahngebühren entstehen.
Eine KI-Lösung für die intelligente Rechnungsverarbeitung ("Intelligent Invoice Processing") automatisiert diesen Prozess. Eingehende Rechnungen (per Post oder E-Mail) werden digitalisiert und eine KI mit OCR- und NLP-Fähigkeiten liest alle relevanten Informationen aus: Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge. Die KI gleicht die Rechnung mit der zugrundeliegenden Bestellung oder dem Vertrag ab ("3-Way-Match"), prüft sie auf formale Korrektheit und schlägt die richtige Kontierung vor. Die meisten Standardrechnungen können so vollautomatisch ("dunkel") verbucht werden. Nur bei Abweichungen oder unklaren Fällen wird die Rechnung digital an den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung weitergeleitet.
Quelle: Laut Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) - Offizielle Quelle (Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV))
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Eine KI-Lösung für die intelligente Rechnungsverarbeitung ("Intelligent Invoice Processing") automatisiert diesen Prozess. Eingehende Rechnungen...
Intelligente Datenerkennung (OCR/NLP)
Liest und versteht Rechnungen in jedem Format (PDF, Scan, E-Rechnung)
Automatischer Abgleich (3-Way-Match)
Gleicht Rechnung, Bestellung und Lieferschein automatisch ab
KI-gestützte Kontierungsvorschläge
Lernt aus vergangenen Buchungen und schlägt die korrekte Kontierung vor
Digitale Freigabe-Workflows
Leitet Rechnungen zur Prüfung und Freigabe automatisch an die richtigen Personen weiter
Integration in ERP-Systeme
Übergibt die geprüften und freigegebenen Daten nahtlos an SAP, DATEV etc.
Zeitersparnis
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands in diesem Bereich.
Implementierung: 6-10 Wochen
Kosteneinsparung
Messbare Reduzierung der operativen Betriebskosten.
Amortisation: 6-12 Monate
Bestandshalter
Immobilien AG
Herausforderung
Die zentrale Kreditorenbuchhaltung war mit der manuellen Verarbeitung von über 50.000 Rechnungen pro Jahr überlastet, was zu langen Bearbeitungszeiten und regelmäßigem Skontoverlust führte.
Lösung
Einführung einer KI-Plattform für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Ergebnisse
- Über 70% aller Rechnungen konnten vollautomatisch ohne menschliches Eingreifen verarbeitet werden ("Dunkelbuchungsquote").
- Die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung sank von 15 Minuten auf unter 2 Minuten.
- Die Skonto-Nutzung stieg von 20% auf 95%, was zu jährlichen Einsparungen von über 250.000 € führte.
Implementierung in 7 Schritten
Häufige Fragen
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