Reduzieren Sie den administrativen Aufwand für die Terminabstimmung um 80% und senken Sie die No-Show-Rate um 50%
/ KI-gestützte & automatisierte Terminplanung
KI-gestützte Terminplanung für Immobilien automatisiert die Koordination von Terminen, indem sie Kalender synchronisiert und passende Zeitfenster für alle Parteien vorschlägt. Das System versendet Einladungen und Erinnerungen automatisch und reduziert den manuellen Aufwand um bis zu 80%.
Die Koordination von Terminen ist eine der größten Zeitfresser in der Immobilienverwaltung. Ob eine Wohnungsbesichtigung, ein Handwerkertermin oder eine Eigentümerversammlung – die Abstimmung zwischen mehreren Parteien mit vollen Kalendern artet schnell in ein endloses Ping-Pong-Spiel aus E-Mails und Anrufen aus. Mitarbeiter verbringen Stunden damit, Verfügbarkeiten abzufragen, Termine vorzuschlagen und Bestätigungen hinterherzujagen. Kommt es zu einer Absage oder Umbuchung, beginnt der Prozess von vorne. Dies ist nicht nur ineffizient, sondern führt auch zu Verzögerungen bei Reparaturen, längeren Leerständen und genervten Kunden und Partnern.
Ein KI-gestützter Terminplanungs-Assistent automatisiert diesen gesamten Prozess. Das System greift auf die Kalender der beteiligten Personen (z.B. Makler, Hausmeister, Mieter, Handwerker) zu – unter Einhaltung strengster Datenschutzregeln – und identifiziert automatisch passende Zeitfenster, die für alle funktionieren.
Der Assistent schlägt diese Termine proaktiv vor und die Teilnehmer können mit einem Klick zu- oder absagen. Sobald ein Termin bestätigt ist, wird er automatisch in alle Kalender eingetragen. Intelligente Erinnerungen per SMS oder E-Mail werden vor dem Termin versendet, um die Ausfallquote drastisch zu reduzieren. Für Mitarbeiter im Außendienst, wie Hausmeister oder Makler, kann die KI sogar eine optimierte Tagesroute mit mehreren Terminen planen, um Fahrzeiten und -kosten zu minimieren.
Quelle: Laut Calendly als Beispiel für Online-Terminplanung (Calendly)
Findet gemeinsame freie Zeitfenster in den Kalendern aller Teilnehmer (Outlook, Google, etc.)
Schlägt basierend auf Präferenzen und Prioritäten optimale Termine vor
Verwaltet den gesamten Einladungs- und Abstimmungsprozess selbstständig
Reduziert No-Shows durch automatische Benachrichtigungen per SMS, E-Mail oder WhatsApp
Plant die effizienteste Abfolge und Route für mehrere Termine an einem Tag
Berücksichtigt komplexe Regeln wie "Handwerker X nur vormittags" oder "Pufferzeit von 30 Min. zwischen Terminen"
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands
Implementierung: 1-2 Wochen
Reduzierung der operativen Betriebskosten
Amortisation: 2-4 Monate
Facility Management
Facility-Management-Unternehmen mit 50 Technikern
Die Disposition verbrachte täglich mehrere Stunden damit, Reparatur- und Wartungstermine zwischen Mietern und Technikern zu koordinieren. Die No-Show-Rate der Techniker bei den Mietern lag bei 10%, was zu hohen Kosten führte.
Einführung eines KI-Terminplanungs-Tools. Die Mieter konnten über ein Online-Portal Terminvorschläge basierend auf der Echtzeit-Verfügbarkeit der Techniker auswählen.
Analyse der bestehenden Termin-Typen und -Regeln (1 Tag)
Anbindung an die Kalender-Systeme der Mitarbeiter (Outlook 365, Google Workspace) (2-3 Tage)
Konfiguration der Benachrichtigungs-Vorlagen (SMS, E-Mail) (1 Tag)
Einrichtung des Online-Buchungsportals für Kunden (optional, 1 Woche)
Schulung der Mitarbeiter (2 Stunden)
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