Erstellen Sie rechtssichere Mietverträge in 5 Minuten statt in 2 Stunden und vermeiden Sie 99% der manuellen Fehler
/ Automatisierte Mietvertragserstellung
Eine Software zur automatisierten Mietvertragserstellung generiert aus geprüften Klauseln und Ihren Daten in wenigen Minuten einen rechtssicheren Mietvertrag. Dieser kann direkt mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) online unterschrieben werden, was den Prozess um Tage beschleunigt.
Die Erstellung von Mietverträgen ist ein kritischer, aber oft mühsamer Prozess. Mitarbeiter müssen Mieterdaten, Objektdetails, Mietkonditionen und zahlreiche Klauseln manuell aus verschiedenen Quellen in eine Word-Vorlage kopieren.
Dieser manuelle Prozess ist extrem fehleranfällig. Zahlendreher bei der Miete oder den Nebenkosten, veraltete Klauseln oder das Vergessen von wichtigen Anhängen können zu rechtlichen Auseinandersetzungen und finanziellen Verlusten führen. Jede Vertragsanpassung erfordert eine umständliche manuelle Bearbeitung und eine erneute juristische Prüfung.
Die Koordination des Unterschriftenprozesses – Ausdrucken, Versenden per Post, Warten auf die Rücksendung – dauert oft Tage oder sogar Wochen, was den Vermietungsprozess verlangsamt und das Risiko birgt, dass ein potenzieller Mieter in der Zwischenzeit abspringt.
Ein System zur automatisierten Mietvertragserstellung transformiert diesen Prozess. Der Mitarbeiter wird durch einen intelligenten Online-Fragebogen geführt. Alle notwendigen Daten (Mieter, Objekt, Konditionen) werden einmalig erfasst oder direkt aus Ihrem CRM- oder ERP-System übernommen.
Basierend auf den Eingaben generiert die Software in Echtzeit einen vollständigen, juristisch geprüften und individuell angepassten Mietvertrag im Corporate Design. Alle Klauseln sind immer auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung. Sondervereinbarungen können einfach aus vordefinierten Textbausteinen hinzugefügt werden.
Der fertige Vertrag kann direkt aus dem System zur digitalen Signatur (QES - Qualifizierte Elektronische Signatur) an den Mieter gesendet werden. Der gesamte Prozess von der Dateneingabe bis zum beidseitig unterschriebenen Vertrag dauert nur wenige Minuten. Alle Verträge werden zentral und revisionssicher archiviert.
Quelle: Laut Bundesnetzagentur zur Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) (Bundesnetzagentur)
Geführte Dateneingabe mit Plausibilitätsprüfungen zur Fehlervermeidung
Immer aktuelle, juristisch geprüfte Textbausteine für alle Vertragstypen
Übernimmt Mieter- und Objektdaten automatisch aus Ihren Bestandssystemen
Rechtssichere digitale Unterschrift, die der handschriftlichen Form gleichgestellt ist
Erinnert an wichtige Termine wie Indexanpassungen oder Staffelmieten
Revisionssichere Speicherung aller Verträge und zugehöriger Dokumente
Durchschnittliche Reduzierung des manuellen Aufwands
Implementierung: 1-2 Wochen
Reduzierung der operativen Betriebskosten
Amortisation: 2-4 Monate
Immobilienverwaltung
Regionale Immobilienverwaltung mit 8.000 Einheiten
Die manuelle Vertragserstellung für ca. 100 Neuvermietungen pro Monat war ein administrativer Flaschenhals. Fehler in Verträgen führten zu zeitaufwändigen Korrekturen und Mieterbeschwerden.
Einführung einer Software zur automatisierten Mietvertragserstellung mit Anbindung an die Verwaltungssoftware und Integration einer digitalen Signaturlösung.
Analyse Ihrer aktuellen Vertragstypen und Klauseln (1-2 Tage)
Digitalisierung Ihrer Vertragsvorlagen in der Software (1 Woche)
Einrichtung der Schnittstelle zu Ihrem Verwaltungssystem (optional, 1 Woche)
Konfiguration der Benutzer und Rechte (1 Tag)
Schulung der Mitarbeiter (2 Stunden)
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